La déclaration CNSS
La déclaration sociale est un état récapitulatif des cotisations dues au titre de chaque trimestre. Au Niger, elle est souscrite par l’employeur, à travers un formulaire préétabli. Sa souscription doit être suivie du versement des sommes dues et le manquement à ces obligations est passible de sanctions.
Sommaire :
I. NOTION DE DECLARATION SOCIALE
Conformément aux dispositions de l’article 34 du décret N°2005-64 du 11 mars 2005 portant approbation des statuts de la CNSS, tous les employeurs affiliés sont tenus d’adresser à la Caisse dans les trente (30) premiers jours de chaque trimestre, une déclaration nominative faisant sortir pour chacun des salariés qu’ils ont eu à leur service au cours du trimestre écoulé, le montant total jusqu’à concurrence du plafond des rémunérations perçues par les intéressés ainsi que la durée du travail effectué.
Des dispositions ci-dessus, il ressort que la déclaration CNSS est un document récapitulatif des cotisations sociales dues au titre d’un trimestre donné.
Etant trimestrielle, cette déclaration doit être établie et déposée au plus tard le 30 avril de l’année (pour les cotisations du premier trimestre), le 31 juillet de l’année (pour les cotisations du deuxième trimestre), le 31 octobre de l’année (pour les cotisations du troisième trimestre) et le 30 janvier de l’année suivante (pour les déclarations du quatrième trimestre).
Elle est produite sur un formulaire mis en place par la Caisse nationale et son dépôt suivi du paiement sont effectués au niveau des services de ladite structure.
La déclaration CNSS est établie sur la base des informations contenues dans les bulletins de salaires des agents.
De ces bulletins, les éléments à prendre en compte sont les revenus salariaux soumis à cotisation.
Cependant, étant donné que les bulletins de salaires ne ressortent pas distinctement les éléments soumis et ceux non-soumis, et que les cotisations sont automatiquement calculées, il est donc important de connaitre les revenus non soumis à cotisations. A cet effet, en référence à l’arrêté n°0697/MFP/T/E du 11 juin 1997, les revenus non soumis à cotisation sont :
- les allocations familiales ;
- les rentes et pensions ;
- la prime de panier ;
- les indemnités de transport, de roulage ou moyen de déplacement lié au contrat de service ;
- les indemnités de déplacement ;
- la prime de salissure ;
- la prime de détérioration des vêtements ;
- la prime d’outillage ;
- les indemnités de licenciement ;
- le complément temporaire de salaire ;
- les indemnités de zone désertique ;
- les indemnités de dépaysement ;
- les indemnités de départ à la retraite ;
- les indemnités de décès ;
- les frais de représentation ;
- la prime de lait ;
- les frais médicaux ;
- les indemnités de départ volontaire.
Ainsi donc, tout revenu salarial pécuniaire non-figurant sur la liste ci-dessus, doit alors être pris en compte pour le calcul des cotisations et l’établissement de la déclaration. A cet effet, la base à soumettre à cotisation sera la somme du salaire de base, des primes et indemnités soumises à cotisation ainsi que les avantages en nature évalués.
Après cette introduction explicative du contour des cotisations sociales, revenons à présent sur la procédure de remplissage de la déclaration CNSS.
II. COMMENT REMPLIR UNE DECLARATION SOCIALE ?
- Numéro employeur: ce champ doit comporter le numéro d’affiliation de l’employeur. Il s’agit du numéro d’identification de l’entreprise auprès de la CNSS ;
- Trimestre: selon qu’il s’agisse de l’un des 4 trimestres composant l’année, il convient de porter le numéro du trimestre concerné (1 ; 2 ; 3 ; 4) ;
- Année: il s’agit de porter l’année au titre de laquelle la déclaration va être souscrite ;
- Nom ou raison sociale de l’employeur et adresse: il convient de porter la désignation de la société (cas de personne morale) ou le nom de l’employeur (cas de personne physique), suivie de son adresse (téléphone, boîte postale).
- Ligne: cette colonne doit comporter le numéro d’ordre selon le nombre de salariés à déclarer (1 ; 2 ; 3…) ;
- Matricule CNSS: cette colonne sert à renseigner par salarié, le numéro personnel d’immatriculation à la CNSS ;
- Nom et prénom assuré: après le matricule, le nom et prénoms du salarié doivent être portés sur cette colonne ;
- Durée travaillée: cette colonne renseigne sur les mois travaillés durant le trimestre, objet de déclaration. Elle comporte trois champs (à cocher par des croix) correspondant respectivement aux trois mois composant le trimestre ;
- Salaires trimestriels: au niveau de cette colonne, il convient de faire la sommation des revenus salariaux, soumis à cotisation, pour l’ensemble du trimestre considéré. Toutefois, il faut surveiller le plafond qui est fixé à 1.500.000 francs pour la base à soumettre à la cotisation, au titre d’un trimestre ;
- Date entrée: cette colonne doit comporter la date de prise d’effet du contrat du salarié au sein de l’entreprise, c’est-à-dire la date de début du travail ;
- Date sortie: quant à cette colonne, elle doit être renseignée lorsque le salarié a cessé son travail au cours du trimestre concerné par la déclaration. Il convient donc de porter la date à laquelle son contrat a pris fin ;
- Observations: au besoin, cette colonne peut être renseignée afin de donner certaines précisions relativement aux informations portées dans les colonnes précédentes ;
- Total : à ce niveau, il convient de faire la somme des montants portés sur la colonne « salaires trimestriels ».
- Total salaire du personnel: le montant figurant sur la ligne « total » doit être reporté à ce niveau ;
- Cotisation CNSS PF-AT/MP-PENSION: ce champ doit être renseigné en appliquant un taux global de 21,65% appliqué sur l’ensemble du salaire du personnel. Il est important de noter que de ce taux, 16,40% sont à la charge de l’employeur et 5,25% sont déduits du salaire de l’employé et se décomposent comme suit :
Branche Part de l’employeur Part du salarié Totaux Branche des prestations familiales 4,90% 0,00% 4,90 Branche des accidents de travail 1,75% 0,00% 1,75% Branche des pensions 9,75% 5,25% 15% Totaux 16,40% 5,25% 21,65%
- Cotisations ANPE: celui-ci doit être renseigné en appliquant le taux de 0,5% au total du salaire du personnel ;
- Total à payer/Net à payer: à ce niveau, faire la somme des montants obtenus au niveau des champs « Cotisation CNSS PF-AT/MP-PENSION » et « Cotisations ANPE » ou, appliquer le taux de 22,15% au total salaire du personnel ;
- Montant en lettres : il convient d’écrire en lettres alphabétiques, le montant total à payer au titre du trimestre.
La déclaration ainsi renseignée, doit être cachetée et signée avant d’être déposée au niveau des services de la CNSS dans les délais légaux cités supra.
III. PAIEMENT DES COTISATIONS SOCIALES
S’agissant du paiement des cotisations, celui-ci doit être effectué relativement :
- Au montant total figurant sur la déclaration (pour le cas des employeurs ayant moins de 20 salariés) ;
- Au montant des cotisations se rapportant au dernier mois composant le trimestre (pour le cas des employeurs ayant au minimum 20 salariés).
IV. SANCTIONS ENCOURUES
En vertu des dispositions de l’article 34 précité, le défaut de production de la déclaration dans les délais prescrits donne lieu à l’application d’une majoration de 200 francs CFA par salarié figurant sur la dernière déclaration produite par l’employeur. Une majoration du même montant est également appliquée pour l’inexactitude concernant, le montant des rémunérations, le nombre de jours de travail déclarés, ou l’omission de salarié constaté sur la déclaration.
En ce qui concerne le paiement tardif, il est appliqué une majoration de 5% pour les deux premiers mois de retard puis 2% par mois ou fraction de mois écoulé pour les autres mois de retard.
La réalisation de la déclaration sociale, bien qu’apparemment simple, implique en réalité la collecte et la documentation minutieuse d’informations essentielles sur les employés, leurs revenus soumis à cotisation, les avantages en nature dont ils ont bénéficié, ainsi que les cotisations sociales. Cette démarche peut s’avérer fastidieuse, car elle exige une précision méticuleuse pour chaque salarié, tout en veillant à respecter toutes les exigences légales. Des erreurs ou des omissions dans ces déclarations peuvent conduire à des sanctions pécuniaires imposées par la CNSS lors de contrôles ultérieurs.
A cela s’ajoute le suivi des nivellements trimestriels et annuels encore plus complexe car exigeant une vigilance accrue pour rester en conformité. C’est pourquoi il est vivement recommandé d’adopter un logiciel de gestion de la paie et des ressources humaines pour faciliter ce processus. ALBASHI, par exemple, automatise la collecte et le suivi des données, ce qui contribue à minimiser les risques d’erreurs. De plus, il est programmé pour surveiller les niveaux de conformité et générer des déclarations en quelques secondes. ALBASHI se distingue particulièrement par sa capacité intégrée à produire des déclarations sociales conformes aux réglementations en vigueur.
En utilisant le logiciel ALBASHI, vous bénéficiez d’une solution efficace pour simplifier le processus de déclaration sociale, réduire les risques de sanctions et garantir la conformité aux exigences légales. Cela permet de gagner du temps et de l’efficacité dans la gestion des ressources humaines tout en minimisant les erreurs potentielles dans les déclarations sociales.